Remote & Tầm Quan Trọng Của Feedback Chất Lượng
Trong nhiều dự án với vai trò Product Designer, tôi và đội ngũ đã làm việc từ remote từ những ngày đầu tiên. Chúng tôi là một nhóm phân tán về địa lý, khác biệt múi giờ, nhưng vẫn duy trì hiệu quả công việc nhờ vào cách giao tiếp và phản hồi bài bản.
Qua thời gian, chúng tôi nhận ra rằng phản hồi đúng cách không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn giúp từng thành viên phát triển kỹ năng cá nhân. Tuy nhiên, nếu quản lý kém, buổi đánh giá thiết kế có thể trở thành cơn ác mộng, khiến đội ngũ mất động lực, thậm chí xung đột - “công việc không mệt nhưng áp lực tâm lý khi khi làm việc cùng nhau mới mệt …”
Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review:
Phản hồi tiêu cực thường phản tác dụng, khiến nhân viên tự ti và né tránh người đưa ra nhận xét.
Nhân viên có xu hướng tìm kiếm phản hồi tích cực từ người khác để cân bằng cảm xúc và để cảm thấy tốt hơn về bản thân.
"Phản hồi tiêu cực kích hoạt phản ứng 'chiến đấu hoặc bỏ chạy' trong não, làm giảm 27% khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề."
Tôi luôn tin rằng một buổi review và feedback thiết kế nên là nơi truyền cảm hứng, không phải nơi gây sợ hãi. Nếu đội ngũ của bạn không cảm thấy hào hứng khi nhận phản hồi, đã đến lúc thay đổi!
5 Chiến Thuật Đưa Ra Phản Hồi Hiệu Quả Trong UX/UI Design
1. Tập Trung Vào Một Điểm Mỗi Lần
Trước đây: "Button này sai, spacing không đúng nè, màu chưa phù hợp brand, flow người dùng bị đứt, bạn chưa rõ nghiệp vụ và yêu cầu từ stakeholder à? ..."
Hiệu quả hơn: "Hãy tập trung vào mục đích tạo ra sản phẩm/tính năng trước, sau đó đến flow người dùng. Tôi thấy có một vài ở bước có thể tối ưu ở luồng xác nhận thanh toán. Chúng ta có thể thảo luận trước về vấn đề trên không?"
Não người chỉ xử lý hiệu quả một vấn đề tại một thời điểm. Tập trung vào một khía cạnh giúp designer không bị quá tải và có thể cải thiện từng điểm một cách triệt để.
Hãy tưởng tượng trong những buổi họp hàng tuần, không khí chỉ toàn lời chỉ trích và nhận xét không có giá trị xây dựng từ stakeholder và người quản lý. Không chỉ bạn cảm thấy bị tổn thương, mà bạn cũng có thể không ghi nhớ được nhiều phản hồi có giá trị. Vì những lý do này, thay vì liệt kê hàng loạt vấn đề, hãy chỉ tập trung vào một khía cạnh và thảo luận kỹ lưỡng. Điều này cho bạn hoặc designer hội để giải thích về thiết kế một cách đầy đủ và cho mọi người cơ hội để lắng nghe và suy ngẫm và có được nhiều phản hồi có giá trị hơn.
2. Nhắm Vào Thiết Kế, Không Phải Người Thiết Kế
Khi đưa ra phản hồi cho một designer, hãy nói về công việc của họ, chứ không phải tính cách của họ. Nếu không, họ có thể cảm thấy bạn đang tấn công họ cá nhân. Ví dụ:
❌ "Bạn không biết cách sắp xếp khoảng trống hay gì?!"
✅ "Tôi nghĩ phần spacing này có thể cải thiện để tăng khả năng đọc và phân cấp thông tin. Bạn nghĩ sao?" Điều này không chỉ gây ra phản ứng phòng thủ, mà còn có thể gây thiệt hại không thể hàn gắn được đối với mối quan hệ xã hội của bạn. Phản hồi nên hướng vào sản phẩm, không phải cá nhân.
hân tách giữa sản phẩm và người tạo ra nó giúp cuộc thảo luận khách quan hơn, tránh phòng thủ và tập trung vào giải pháp.
3. Đưa Ra Ví Dụ Cụ Thể
Theo Lexi Croswell, cô nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cung cấp phản hồi cụ thể cho đồng đội của bạn. Phản hồi này có thể là khen ngợi hoặc điều hướng, giúp đồng đội học hỏi và cải thiện. Khi kết hợp phản hồi với giải pháp cụ thể, bạn không chỉ chỉ ra vấn đề mà còn xây dựng con đường hướng tới cải thiện. Để thực hiện điều này, bạn cần tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
Hành vi nào tôi đánh giá cao?
Điều này giúp bạn xác định những hành vi tích cực mà đồng đang thể hiện và cần được khen ngợi.
Hành vi nào tôi muốn thấy nhiều hơn?
Xác định những hành vi mà bạn muốn đồng đội thực hiện thường xuyên hơn để cải thiện hiệu suất.
Tại sao?
Hiểu rõ lý do tại sao bạn muốn thấy nhiều hơn những hành vi đó. Điều này giúp bạn cung cấp phản hồi có ý nghĩa và liên quan đến mục tiêu của tổ chức.
4. Chọn Thời Điểm Phù Hợp
Theo chuyên gia nhân sự Susan M. Heathfield, phản hồi nên được đưa ra ngay sau sự kiện để nhân viên dễ liên hệ với hành động của họ. Dù là khen ngợi hay góp ý, bạn nên đưa ra phản hồi càng sớm càng tốt sau sự việc. Như vậy, nhân viên sẽ dễ dàng hiểu mình làm đúng/chưa tốt ở điểm nào và tại sao.
5. Duy Trì Phản Hồi Thường Xuyên
Giữ chân và gắn kết các thành viên trong nhóm, nên bắt đầu từ phản hồi chân thành. Thay vì chỉ đưa ra nhận xét khi có vấn đề, hãy biến việc góp ý thành thói quen thường xuyên (hàng tuần hoặc mỗi sprint). Theo Google's Project Aristotle, "an toàn tâm lý" là yếu tố quan trọng nhất cho hiệu suất team. Bạn có thể trao đổi về cách làm việc trong các cuộc họp định kỳ, đồng thời nhận xét cụ thể về thiết kế ngay trong quá trình làm việc. Feedback đa chiều tạo ra văn hóa cầu thị và học hỏi liên tục.
Cách này giúp đội ngũ liên tục cải thiện chất lượng, đồng thời mỗi thành viên cảm thấy giá trị của mình được ghi nhận. Một đội ngũ được định hướng rõ ràng sẽ gắn bó và phát triển cùng công ty lâu dài.
Một Kỹ Thuật Phản Hồi Cần Tránh
"Sandwich Feedback" – Khen-Chê-Khen
Phương pháp này từng phổ biến nhưng nay đã lỗi thời. Nhân viên thường bỏ qua lời khen và chỉ tập trung vào phần tiêu cực.
Claire Lew (CEO Know Your Team) chia sẻ:
"Nhiều người dùng 'lời khen' như lớp đường phủ lên phê bình để cảm thấy thoải mái hơn. Nhưng điều này khiến phản hồi mất đi tính chân thành."
Thay vào đó, hãy trung thực nhưng tôn trọng.
Giao Tiếp Hiệu Quả Khi Làm Việc Từ Xa
1. Tránh Văn Bản Nhàm Chán
Text chỉ có 7% thông tin truyền tải qua lời nói, còn lại 93% là qua các yếu tố phi ngôn ngữ như cử chỉ, tư thế cơ thể (55%) và âm điệu giọng nói (38%) ngôn ngữ phi lời nói. Khi làm việc remote, emoji, GIF, video giúp truyền tải cảm xúc tốt hơn.
2. Trực Tiếp Nhưng Tế Nhị
Thẳng thắn về vấn đề nhưng đề xuất giải pháp.
Ví dụ: "Màu sắc này khó đọc trên màn hình độ hiển thị . Chúng ta thử #4D4D4D xem sao?"
3. Rõ Ràng & Đầy Đủ Ngữ Cảnh
Đừng giả định mọi người hiểu ý bạn. Giải thích chi tiết để tránh hiểu lầm.
4. Lưu Ý Khác Biệt Văn Hóa
Một câu nói có thể mang ý nghĩa khác nhau tùy văn hóa. Đọc "The Culture Map" (Erin Meyer) để hiểu sâu hơn.
Tạo "Style Guide Feedback"
Xây dựng một tài liệu ngắn về cách team của bạn đưa ra phản hồi, bao gồm:
Ngôn ngữ ưu tiên sử dụng
Công cụ cho feedback
Quy trình từ nhận feedback đến triển khai
Kết Luận
Phản hồi trong UX/UI và Product Design không chỉ giúp cải thiện sản phẩm mà còn xây dựng văn hóa đội nhúm tích cực. Áp dụng 5 chiến thuật trên để biến mỗi buổi review thành cơ hội học hỏi, không phải nỗi ám ảnh.
"Phản hồi khắc nghiệt nhất đôi khi lại là phản hồi giá trị nhất."
— Shawn Lan, Trưởng nhóm Thiết kế tại Zoom
Bạn đã sẵn sàng thay đổi cách đưa ra phản hồi chưa?
Remote & Tầm Quan Trọng Của Feedback Chất Lượng
Trong nhiều dự án với vai trò Product Designer, tôi và đội ngũ đã làm việc từ remote từ những ngày đầu tiên. Chúng tôi là một nhóm phân tán về địa lý, khác biệt múi giờ, nhưng vẫn duy trì hiệu quả công việc nhờ vào cách giao tiếp và phản hồi bài bản.
Qua thời gian, chúng tôi nhận ra rằng phản hồi đúng cách không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn giúp từng thành viên phát triển kỹ năng cá nhân. Tuy nhiên, nếu quản lý kém, buổi đánh giá thiết kế có thể trở thành cơn ác mộng, khiến đội ngũ mất động lực, thậm chí xung đột - “công việc không mệt nhưng áp lực tâm lý khi khi làm việc cùng nhau mới mệt …”
Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review:
Phản hồi tiêu cực thường phản tác dụng, khiến nhân viên tự ti và né tránh người đưa ra nhận xét.
Nhân viên có xu hướng tìm kiếm phản hồi tích cực từ người khác để cân bằng cảm xúc và để cảm thấy tốt hơn về bản thân.
"Phản hồi tiêu cực kích hoạt phản ứng 'chiến đấu hoặc bỏ chạy' trong não, làm giảm 27% khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề."
Tôi luôn tin rằng một buổi review và feedback thiết kế nên là nơi truyền cảm hứng, không phải nơi gây sợ hãi. Nếu đội ngũ của bạn không cảm thấy hào hứng khi nhận phản hồi, đã đến lúc thay đổi!
5 Chiến Thuật Đưa Ra Phản Hồi Hiệu Quả Trong UX/UI Design
1. Tập Trung Vào Một Điểm Mỗi Lần
Trước đây: "Button này sai, spacing không đúng nè, màu chưa phù hợp brand, flow người dùng bị đứt, bạn chưa rõ nghiệp vụ và yêu cầu từ stakeholder à? ..."
Hiệu quả hơn: "Hãy tập trung vào mục đích tạo ra sản phẩm/tính năng trước, sau đó đến flow người dùng. Tôi thấy có một vài ở bước có thể tối ưu ở luồng xác nhận thanh toán. Chúng ta có thể thảo luận trước về vấn đề trên không?"
Não người chỉ xử lý hiệu quả một vấn đề tại một thời điểm. Tập trung vào một khía cạnh giúp designer không bị quá tải và có thể cải thiện từng điểm một cách triệt để.
Hãy tưởng tượng trong những buổi họp hàng tuần, không khí chỉ toàn lời chỉ trích và nhận xét không có giá trị xây dựng từ stakeholder và người quản lý. Không chỉ bạn cảm thấy bị tổn thương, mà bạn cũng có thể không ghi nhớ được nhiều phản hồi có giá trị. Vì những lý do này, thay vì liệt kê hàng loạt vấn đề, hãy chỉ tập trung vào một khía cạnh và thảo luận kỹ lưỡng. Điều này cho bạn hoặc designer hội để giải thích về thiết kế một cách đầy đủ và cho mọi người cơ hội để lắng nghe và suy ngẫm và có được nhiều phản hồi có giá trị hơn.
2. Nhắm Vào Thiết Kế, Không Phải Người Thiết Kế
Khi đưa ra phản hồi cho một designer, hãy nói về công việc của họ, chứ không phải tính cách của họ. Nếu không, họ có thể cảm thấy bạn đang tấn công họ cá nhân. Ví dụ:
❌ "Bạn không biết cách sắp xếp khoảng trống hay gì?!"
✅ "Tôi nghĩ phần spacing này có thể cải thiện để tăng khả năng đọc và phân cấp thông tin. Bạn nghĩ sao?" Điều này không chỉ gây ra phản ứng phòng thủ, mà còn có thể gây thiệt hại không thể hàn gắn được đối với mối quan hệ xã hội của bạn. Phản hồi nên hướng vào sản phẩm, không phải cá nhân.
hân tách giữa sản phẩm và người tạo ra nó giúp cuộc thảo luận khách quan hơn, tránh phòng thủ và tập trung vào giải pháp.
3. Đưa Ra Ví Dụ Cụ Thể
Theo Lexi Croswell, cô nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cung cấp phản hồi cụ thể cho đồng đội của bạn. Phản hồi này có thể là khen ngợi hoặc điều hướng, giúp đồng đội học hỏi và cải thiện. Khi kết hợp phản hồi với giải pháp cụ thể, bạn không chỉ chỉ ra vấn đề mà còn xây dựng con đường hướng tới cải thiện. Để thực hiện điều này, bạn cần tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
Hành vi nào tôi đánh giá cao?
Điều này giúp bạn xác định những hành vi tích cực mà đồng đang thể hiện và cần được khen ngợi.
Hành vi nào tôi muốn thấy nhiều hơn?
Xác định những hành vi mà bạn muốn đồng đội thực hiện thường xuyên hơn để cải thiện hiệu suất.
Tại sao?
Hiểu rõ lý do tại sao bạn muốn thấy nhiều hơn những hành vi đó. Điều này giúp bạn cung cấp phản hồi có ý nghĩa và liên quan đến mục tiêu của tổ chức.
4. Chọn Thời Điểm Phù Hợp
Theo chuyên gia nhân sự Susan M. Heathfield, phản hồi nên được đưa ra ngay sau sự kiện để nhân viên dễ liên hệ với hành động của họ. Dù là khen ngợi hay góp ý, bạn nên đưa ra phản hồi càng sớm càng tốt sau sự việc. Như vậy, nhân viên sẽ dễ dàng hiểu mình làm đúng/chưa tốt ở điểm nào và tại sao.
5. Duy Trì Phản Hồi Thường Xuyên
Giữ chân và gắn kết các thành viên trong nhóm, nên bắt đầu từ phản hồi chân thành. Thay vì chỉ đưa ra nhận xét khi có vấn đề, hãy biến việc góp ý thành thói quen thường xuyên (hàng tuần hoặc mỗi sprint). Theo Google's Project Aristotle, "an toàn tâm lý" là yếu tố quan trọng nhất cho hiệu suất team. Bạn có thể trao đổi về cách làm việc trong các cuộc họp định kỳ, đồng thời nhận xét cụ thể về thiết kế ngay trong quá trình làm việc. Feedback đa chiều tạo ra văn hóa cầu thị và học hỏi liên tục.
Cách này giúp đội ngũ liên tục cải thiện chất lượng, đồng thời mỗi thành viên cảm thấy giá trị của mình được ghi nhận. Một đội ngũ được định hướng rõ ràng sẽ gắn bó và phát triển cùng công ty lâu dài.
Một Kỹ Thuật Phản Hồi Cần Tránh
"Sandwich Feedback" – Khen-Chê-Khen
Phương pháp này từng phổ biến nhưng nay đã lỗi thời. Nhân viên thường bỏ qua lời khen và chỉ tập trung vào phần tiêu cực.
Claire Lew (CEO Know Your Team) chia sẻ:
"Nhiều người dùng 'lời khen' như lớp đường phủ lên phê bình để cảm thấy thoải mái hơn. Nhưng điều này khiến phản hồi mất đi tính chân thành."
Thay vào đó, hãy trung thực nhưng tôn trọng.
Giao Tiếp Hiệu Quả Khi Làm Việc Từ Xa
1. Tránh Văn Bản Nhàm Chán
Text chỉ có 7% thông tin truyền tải qua lời nói, còn lại 93% là qua các yếu tố phi ngôn ngữ như cử chỉ, tư thế cơ thể (55%) và âm điệu giọng nói (38%) ngôn ngữ phi lời nói. Khi làm việc remote, emoji, GIF, video giúp truyền tải cảm xúc tốt hơn.
2. Trực Tiếp Nhưng Tế Nhị
Thẳng thắn về vấn đề nhưng đề xuất giải pháp.
Ví dụ: "Màu sắc này khó đọc trên màn hình độ hiển thị . Chúng ta thử #4D4D4D xem sao?"
3. Rõ Ràng & Đầy Đủ Ngữ Cảnh
Đừng giả định mọi người hiểu ý bạn. Giải thích chi tiết để tránh hiểu lầm.
4. Lưu Ý Khác Biệt Văn Hóa
Một câu nói có thể mang ý nghĩa khác nhau tùy văn hóa. Đọc "The Culture Map" (Erin Meyer) để hiểu sâu hơn.
Tạo "Style Guide Feedback"
Xây dựng một tài liệu ngắn về cách team của bạn đưa ra phản hồi, bao gồm:
Ngôn ngữ ưu tiên sử dụng
Công cụ cho feedback
Quy trình từ nhận feedback đến triển khai
Kết Luận
Phản hồi trong UX/UI và Product Design không chỉ giúp cải thiện sản phẩm mà còn xây dựng văn hóa đội nhúm tích cực. Áp dụng 5 chiến thuật trên để biến mỗi buổi review thành cơ hội học hỏi, không phải nỗi ám ảnh.
"Phản hồi khắc nghiệt nhất đôi khi lại là phản hồi giá trị nhất."
— Shawn Lan, Trưởng nhóm Thiết kế tại Zoom
Bạn đã sẵn sàng thay đổi cách đưa ra phản hồi chưa?
Xin chào 👋 Với đam mê thiết kế sản phẩm số, tập trung vào nghiên cứu người dùng, tối ưu trải nghiệm và xây dựng giao diện hiệu quả. Tại đây, tôi chia sẻ kiến thức từ các dự án thực tế, ý tưởng và câu chuyện của mình trong lĩnh vực UX/UI - Product Design 📚 Hy vọng những bài viết sẽ mang lại góc nhìn thực tế, hỗ trợ bạn trong công việc và hành trình phát triển sản phẩm ✨✨✨
Toan Nguyen
Prodcuct Designer
Prodcuct Designer
